Cómo organizar tus correos automáticamente en GMail

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Gmail es un servidor de correo muy completo, que cuenta con una gran cantidad de configuraciones y opciones que pueden quedar ocultas a simple vista. Hoy te hablamos de una característica que no está habilitada por defecto y a la que se accede a través de las herramientas del popular Google Labs (el laboratorio de pruebas de Google del que salen muchas de las características finales que incorpora su servicio de correo electrónico). A través de esta herramienta, se pueden comenzar a organizar los correos de Gmail de manera automática en etiquetas como promociones, redes sociales o foros. Te contamos cómo activar y utilizar esta opción del correo.

Echar un vistazo al conjunto de ideas de Google Labs es una buena forma de mejorar el funcionamiento general de nuestro correo electrónico, ya que algunas pueden satisfacer una necesidad particular del usuario. En este caso, nos hemos fijado en una función que resulta muy útil para organizar los correos en caso de que estemos apuntados a diversos servicios en la web o nos movamos mucho por redes sociales. Su nombre es “Etiquetas inteligentes”. Para activarlo, hay que ir a la configuración de Gmail a través de la tuerca de la parte superior derecha y después “Configuración”.

Dentro de las pestañas que aparecen, presionamos sobre “Labs” y después buscamos la opción de etiquetas inteligentes. Una vez la habilitemos, de manera automática se dividirán parte de los nuevos mensajes recibidos en tres etiquetas. Dichas etiquetas son “promociones”, “foros”, “correo masivo”, “notificaciones” y “redes sociales”. Si el programa considera que un mensaje recibido tiene fines comerciales o es algún tipo de mensaje promocional de sitios como Groupon, tiendas online u ofertas de servicios, directamente irá a parar a la etiqueta de promociones. Algo similar ocurre con el resto de etiquetas. Uno de los problemas con los que cuenta Gmail es que en pantallas más pequeñas no se muestran de primeras todas las etiquetas en la parte izquierda de la pantalla (en caso de tener activada la vista de los contactos de Google Talk, hay que llevar el ratón al límite de las etiquetas y después bajar hasta encontrar nuestras etiquetas inteligentes).

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Aunque tras la primera prueba hemos constatado que su funcionamiento es bastante bueno, en el caso de que se confunda a la hora de establecer una etiqueta el modo en el que se soluciona esto es pinchando sobre el mensaje y después sobre la opción “No es promociones” que aparece en la barra superior. El correo volverá a los mensajes recibidos, y los mensajes posteriores que se reciban de esta fuente dejarán de ser considerados promociones. Para gestionar de manera más avanzada el modo en el que se comporta esta opción, podemos ir de nuevo a la configuración y a la pestaña de “Filtros”. Las opciones de las etiquetas inteligentes aparecerán bajo el sobrenombre “Filtro SmartLabel”. Hay que tener en cuenta que una vez editemos la etiqueta habrá que marcar de manera manual el comportamiento de los mensajes.

En definitiva, se trata de una opción muy interesante para aquellos usuarios que sufren que su bandeja de correo se llene de mensajes de redes sociales o publicidad, sobre todo en estas fechas. ¡Feliz navidad!

Tu Experto

Una nueva forma de enviar archivos con GMail y Drive

Desde que lanzamos Google Drive en abril, millones de personas han empezado a utilizar Drive para almacenar, crear y compartir archivos. A partir de hoy, será aún más fácil compartir con otros. Ahora pueden insertar archivos desde Drive directamente a un email sin salir de Gmail.

¿Alguna vez intentaron adjuntar un archivo a un mail que luego no pudieron enviar porque era demasiado grande? Ahora con Drive, pueden insertar archivos de hasta 10 GB, es decir, 400 veces más de lo que comúnmente pueden enviar de manera adjunta a un email. Por otro lado, debido a que están enviando un archivo almacenado en la nube, todos los destinatarios tendrán acceso a la versión más actualizada del archivo.

Adicionalmente, Gmail revisará que todos sus destinatarios tengan acceso a cualquiera de los archivos que están enviando. Esto funciona de forma muy similar al detector de archivo adjunto faltante de Gmail, así que cuando envíen un archivo de Drive que no está compartido con todos, aparecerá un mensaje con opciones para compartirlo, todo sin abandonar la redacción de su email. Incluso funciona con enlaces de Drive contenidos en el cuerpo del mensaje.

Con Gmail y Drive ahora es más fácil compartir las fotos de su viaje más reciente, el video de la boda de su hermano, la presentación para el jefe, y el resto de sus cosas. Para empezar a utilizarlo, sólo hagan clic en el ícono de Drive que aparece al momento de estar redactando un nuevo email. Por favor tomen en cuenta que esta función se estará distribuyendo a lo largo de los siguientes días y sólo está disponible para la nueva experiencia de redacción de mensajes en Gmail.

Por Phil Sharp, gerente de producto, Gmail

Tecnología y anuncios de Google/ Blog

10 tips para mejorar nuestra productividad en GMail [Google Quick Tips]

Hoy, Google desde su blog oficial ha compartido con nosotros diez útiles Tips para mejorar nuestra productividad con Gmail. Los Tips van desde los más sencillos, hasta un uso más avanzado de etiquetas, configuración de respuestas automáticas, y más!

  1. Conozcan todos los atajos de teclado que pueden utilizar presionando “?” en su teclado mientras están en el inbox de Gmail.
  2. Agreguen color y organización a su inbox con estrellas y etiquetas de diferentes colores.
  3. Utilicen “in:anywhere” para buscar algún mensaje dentro de todas las carpetas, inboxes, spam y basurero.
  4. Mantengan a los usuarios no autorizados lejos de su cuenta utilizando la verificación en 2 pasos, lo que agrega una capa adicional de seguridad al iniciar su sesión.
  5. Utilicen etiquetas subordinadas para organizar sus etiquetas en grupos que puedan colapsar o expandir fácilmente.
  6. Agreguen un tema para personalizar su inbox o para ponerse a tono con las festividades. Pueden elegir alguna de las opciones disponibles o pueden cargar sus propias fotografías haciendo clic a Temas en el ícono en forma de engrane.
  7. Configuren un mensaje de respuesta automática para cuando estén de vacaciones, así la gente no se quedará preguntándose por qué no han respondido a un mensaje.
  8. ¿Las listas y las notificaciones se acumulan en su inbox? Organícenlas conforme llegan con la función de “filtrar mensajes parecidos a este“.
  9. ¿Administran varias cuentas de email? Utilicen Gmail para enviar correos desde otra dirección  mientras están conectados en una.
  10. Personalicen la manera en que ven los botones de la barra de Gmail como Archivar y Marcar como Spam al elegir entre iconos y texto.

Interesantes y prácticos tips. Les recomendaría que definitivamente se aprendan los atajos de teclado, pues hacen de navegar por Gmail algo mucho más sencillo y veloz. Esta infografía creada por “Donald”, un usuario de Dribble, es genial, pues resume los más importantes.

ArturoGoga

Sácale todo el jugo a GMail

A pesar de lo vetusto que se siente en estos tiempos el correo electrónico tradicional, sigue siendo la base sobre la que se mueve Internet. Porque, ¿a dónde vas sin una cuenta de e-mail? Asimismo, todo ha evolucionado, incluido el correo electrónico. Si no que se lo pregunten a Outlook, o a Gmail, si Google no miente, el rey.

Con una cuenta de Gmail tienes una cuenta de Google, con todos sus servicios asociados. El correo del gigante de Internet es una gran herramienta, capaz de actuar como centro de control y gestión de la información que manejamos cada día en la Red. Por supuesto, es la opción más directa para quienes ya son usuarios de Google, gracias a su integración con los servicios de la casa (Calendar, Docs, etc).

Las capacidades de Gmail se pueden ampliar mediantes los plugins disponibles en Labs, en el menú de configuración. Los hay muy útiles, como “deshacer el envío”, por si te equivocas y le das antes de tiempo a enviar (o si te arrepientes en el último segundo), “icono de mensaje no leído” (el icono de la pestaña del navegador indica los mensajes sin leer) y muchos otros. Conviene echar un vistazo en busca de una funcionalidad que nos pueda servir.

Como colofón, Gmail puede ganar mucho atractivo y utilidad con algunas de las extensiones para navegadores web que hay disponibles, aunque de nuevo elegir Google Chrome -o Chromium, su base Open Source- tiene sus ventajas. En este punto no os podéis perder las recomendaciones de nuestros compañeros de MuyPymes, donde recogen algunas de las opciones más interesantes.

¿Hay más? Pues sí. Hay incluso proyectos tan curiosos a priori como Fluent.io, aún en fase de pruebas cerrada y con meses de cola para entrar. Se trata de la visión de dos exempleados de Google sobre cómo debería ser Gmail, como debería verse y usarse:

MuyComputer

Ahora puedes añadir múltiples cuentas a tu página de GMail

Google facilita la administración de multiples cuentas desde su servicio de correo electrónico Gmail. Ahora acaba de añadir al sitio principal una función para guardar cuentas de diferentes usuarios y permitir un rápido acceso.

La herramienta resulta útil si eres un usuario fiel al correo de Google que no mezcla su cuenta personal con la de trabajo, y que sin embargo quiere tenerlo todo en solo lugar, sin tener que abrir otro navegador.

La selección de cuentas está disponible desde este enlace. Luego dale clic a “enable this feature“. Ingresa de nuevo al sitio de inicio del servicio y empieza a añadir tus cuentas

Clases de Periodismo

Cara a cara: Outlook.com contra GMail.com

Microsoft nos tiene acostumbrados a toda una racha de lanzamientos últimamente con sus preparativos para adaptarse a la era Post-PC y a la nube: Windows 8, SkyDrive, Office 2013… prácticamente todos los productos de la compañía de Redmond han cambiado. Y aún así seguimos teniendo sorpresas que nadie se esperaba como Outlook.com, un rediseño completo del correo online de Microsoft. Ya le hemos echado una buena ojeada a esta evolución de Hotmail y Live, pero ¿qué tal si la comparamos con el rey de reyes Gmail.com?

Al fin y al cabo Gmail.com es el portal de correo web por excelencia: su diseño puede caer bien o mal, pero en cuanto a funcionalidades y versatilidad siempre se ha considerado el mejor. ¿Tiene Outlook.com posibilidades de ponerse a su nivel o incluso elevar el listón? Veámoslo, y recordad: siempre estamos hablando de gmail.com como la web del servicio de correo de Google, no del servicio de correo en sí mismo.

Diseño: Outlook.com gana en simpleza

Es quizás el punto más atractivo de Microsoft: han hecho un buen trabajo con el diseño y han conseguido algo más simple que Gmail. La lista de correos cobra el protagonismo (y no los anuncios y las opciones, como pasa en Hotmail/ Live), cosa que se nota especialmente cuando accedemos a un mensaje para leerlo.

Quizás lo que más consigue enamorar es la interfaz para escribir mensajes y respuestas: no he visto nada tan simple en muchos años, todas las opciones y menús sencillamente dejan de aparecer para dar paso a lo que nos interesa; que es precisamente escribir un mensaje. A su lado, la publicidad de la barra lateral de Gmail parece incluso intrusiva cuando hasta ahora la calificábamos de discreta. En comparación con Outlook, Gmail tiene demasiado contenido en pantalla, con demasiados símbolos y colores. Punto para Microsoft.

Características y rendimiento: poco ahora, pero paciencia

Outlook.com está muy bien en cuanto a diseño, pero en el apartado de funcionalidades Gmail.com gana de calle. El servicio de Google es precisamente famoso por cosas como sus etiquetas y filtros, sus opciones de redireccionamiento, anti-SPAM, almacenamiento que aún ahora sigue aumentando, las alternativas para cambiar el aspecto y modo de trabajo de la bandeja de entrada… cosas de las que Outlook.com aún carece.

Son demasiadas opciones para que Outlook.com pueda competir en el principio. El correo de Microsoft sólo cuenta con un menú básico para acceder a las carpetas de la cuenta, y las opciones no son tan completas como parecen en un principio (además, éstas se muestran en una lista de texto, con lo cual es difícil encontrar la opción que queremos modificar). Lo único que podemos destacar aquí de Outlook es la acertada vista de conversaciones de mensajes y sus respuestas y la idea de poder navegar por todos los adjuntos cómodamente.

En cuanto a rendimiento, vuelve a ganar Gmail. Outlook.com tarda bastante en detectar mensajes entrantes, y la carga es más bien lenta.. La carga de Gmail, junto con los mensajes de información acerca de su estado, sigue siendo la más rápida que he visto. Ahora bien, hay que tener en cuenta que estamos ante una versión previa y sólo hace falta que Microsoft empiece a ofrecer mejoras, regularmente, para poco a poco ir alcanzando a Gmail en servicios y para que en el futuro la balanza sea más equilibrada.

Redes sociales: Google se centra en su propio terreno y Outlook mira en todas direcciones

Si miramos el terreno de la integración con las redes sociales, hay que volver a dirigir la mirada hacia Microsoft. Gmail lleva un tiempo centrándose sólo en la red social de Google, Google+, y para conseguir algo de integración con Twitter o Facebook hay que depender de herramientas externas. Mientras tanto, Outlook.com se integra a la perfección con Facebook y Twitter.

De hecho, al hacer la prueba de enviarme un correo a mí mismo desde mi Gmail a mi Outlook, Outlook ha detectado el correo y me ha cargado la información de mi perfil de Facebook en la barra lateral. Sin que yo haya hecho absolutamente nada. Y si no queremos este tipo de servicio, podemos desactivarlo sin problemas.

Un buen comienzo para Microsoft, pero hay un camino a recorrer

Estamos ante un cliente de correo web que ha empezado muy bien, y que puede convertirse en un rival realmente amenazador para Gmail en un futuro. Pero para que ese futuro pase, Microsoft tiene que cumplir con las promesas de futuras integraciones como la de Skype y seguir aportando mejoras.

Poco a poco, si Outlook.com va ganando funcionalidades (y conservando la simplicidad de la que presume), puede ir también ganando adeptos con el tiempo. Quizás es la hora de que en Gmail se den prisa con las mejoras que quieren hacer a raíz de la adquisición de Sparrow.

Genbeta

Cómo habilitar el panel de vista previa en GMail

Si estabas acostumbrado a utilizar gestores de correo con vista previa de los correos electrónicos y lo echabas de menos en Gmail, estás de enhorabuena, ahora ya lo puedes conseguir siguiendo unos sencillos pasos.

Para ello, solo tienes que acudir a tu cuenta de Gmail e identificarte, luego has de ir a Opciones (la rueda que está en la esquina superior izquierda) y a Configuración del correo. Esto hace que se carguen todas las opciones de configuración de la aplicación. Ahora, dirígete a la sección que pone Labs y, en su buscador, escribe Panel de vista previa. Una vez encontrado, lo habilitas marcando el botón para tal efecto. Solo queda que vayas hacia abajo del todo y guardes los cambios, lo que hará que habilites la posibilidad de tener vista previa en tu correo.

Si acudes a la interfaz principal, verás cómo ha aparecido un nuevo botón, arriba a la izquierda, en el que puedes seleccionar las siguientes opciones: Sin división, División Vertical y División Horizontal. Por defecto, los mensajes previsualizados se marcan como leídos después de tres segundos.

PC Actual

Aprende a programar el envío de correos electrónicos en GMail

Si te gustaría programar el envío de tus correos a una hora en concreto y tienes una cuenta en Gmail, tienes suerte porque existe una herramienta gratuita que está disponible tanto para Mozilla Firefox y Google Chrome con la que podrás hacerlo de una forma sencilla y rápida.

La herramienta se llama Rightinbox.

Para instalarla tienes que acceder a la página web www.rightinbox.com y pulsar en Install Now que está en la página de inicio y acepta los permisos correspondientes para que la instalación comience.

Después, reinicia el navegador y accede a Gmail. Una vez que hayas instalado la extensión en tu navegador, tu bandeja de entrada de Gmail dispondrá de una nueva funcionalidad, Send Later.

Para programar el envío de un correo electrónico, pulsa en Redactar e incluye los datos del email con normalidad. Cuando termines, haz clic en el botón Send Later y elige una de las opciones disponibles, por ejemplo At a specific time para que se envíe el día y la hora que tú elijas. Selecciona la fecha y la hora a la que quieres enviarlo, y pulsa en el botón Schedule para finalizar.

Sólo Trucos

Atajos de teclado para tu cuenta de GMail

Uno de los mejores servicios de correo es Gmail. Si lo utilizas diariamente este truco que relacionamos a continuación seguramente te será de gran ayuda.

Gmail utiliza una serie de combinaciones de teclas que nos permiten realizar algunas de las acciones comunes de forma más rápida. Para habilitar este truco, accede a la opción de Configuración. Escoge el apartado General, la sección Combinaciones de teclas, activa la casilla Habilitar combinaciones de teclas. Por último, guarda los cambios haciendo clic en el botón ‘Guardar cambios’ ubicado al final de la página.

Te mostramos a continuación una lista de algunas teclas muy útiles que puedes emplear. Cuando te hayas acostumbrado al uso de estos atajos de teclado, la gestión de tus correos electrónicos será mucho más sencilla.

Algunas de las teclas útiles para Gmail son las siguientes:

  1. Redactar un nuevo mensaje: C
  2. Responde al remitente del mensaje: R
  3. Reenvía un mensaje: F
  4. Destaca un mensaje con una estrella: S
  5. Archiva el mensaje: E
  6. Abre el menú Etiquetas: L
  7. Abre el menú Mover a…: V

Sólo Trucos

Guarda los archivos que te envían por correo en tu cuenta de Google Drive

Si tienes una cuenta en Google Drive y recibes muchos archivos en tu correo entonces la extensión Gmail Attachments to Drive te va a gustar ya que te permite guardar tus archivos que recibas por correo en tu cuenta de Google así podrás abrirlo en Google Docs y editarlo.

Una vez instalada la extensión, recargamos nuestro correo y ahora cuando veas un correo con un archivo adjunto verás la opción de ¨Save To Drive¨ (guardar en Drive) le haces clic y el archivo se guardará en Google Docs y será disponible verlo en Google Drive.

La extensión que es muy útil para Gmail, facilita el guardar archivos en tu cuenta de Google Drive y así poder editarlo cuando desees de cualquier computadora.

Descarga: Gmail Attachments to Drive

ArturoGoga